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一般事務
履歴書例
4.5 / 5
このテンプレートが機能する理由
この一般事務職の履歴書例文は、採用担当者とATS（採用管理システム）の両方の注意を効果的に引くことができます。「ワークフロー最適化」や「事務管理」などの関連キーワードを含めることで、検索結果でのランキングが向上し、採用担当者が有資格者を見つけやすくなります。さらに、明確で簡潔なサマリーセクションは、複雑なタスクの管理やデジタルツールの活用など、ATSの解析アルゴリズムに不可欠な主要なスキルと経験を強調しています。
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この履歴書を仕上げるコツ
各セクションを読みやすく、応募職種に合った内容にし、ATSにも伝わりやすくするための実践的なポイントです。
01
連絡先
連絡先
氏名 所在地（都道府県・市区町村） 電話番号 | メールアドレス LinkedInプロフィールURL | ポートフォリオURL（任意）
押さえておきたいポイント
連絡先情報は、採用担当者が最初に目にするセクションです。簡潔かつプロフェッショナルに保ちましょう。メールアドレスは適切なもの（例：名前.姓@email.com）を使用してください。LinkedInプロフィールは、あなたの職務経歴を包括的に理解するために含めると良いでしょう。クリエイティブ、技術、デザイン職の場合は、ポートフォリオや個人ウェブサイトの掲載を推奨します。
避けたい書き方
プライバシーのため、番地までの完全な現住所は記載しないでください。国によって特に要求されない限り、配偶者の有無、年齢、写真、社会保障番号などの個人情報は記載しないでください。プロフェッショナルでないメールアドレスは使用しないでください。
具体例
連絡先情報を効果的にフォーマットする方法の明確な例をご覧ください。
避ける例
山田 太郎 東京都千代田区〇〇町1-2-3 マンション101号室 090-xxxx-xxxx [email protected] 独身、28歳
良い例
山田 太郎 東京都千代田区 090-xxxx-xxxx | [email protected] linkedin.com/in/taroyamada
短いヒント
- プロフェッショナルなメールアドレス（氏名形式）を使用してください
- ボイスメールの設定がプロフェッショナルであることを確認してください
- 電話番号とメールアドレスに誤字脱字がないか再確認してください
- LinkedInのURLをカスタマイズしてください（linkedin.com/in/yourname）
02
職務要約
職務要約
一般事務
[年数]年の経験を持ち、スケジュール調整、書類管理、請求処理、オフィスサポートに強みを持つ[職種名]です。[主な実績や改善内容]を通じて業務を整えてきました。[使用ツール・システム]に対応でき、[対象部署・業界]の業務を正確かつ円滑に支えます。
押さえておきたいポイント
要約は2〜4行でまとめ、担当してきた事務業務、使えるツール、成果が伝わる具体例を1〜2点入れましょう。
避けたい書き方
「成長したいです」のような抽象的な表現は避け、企業にどんな形で役立てるかを具体的に示してください。
具体例
弱い目標と強い職務経歴の比較。
避ける例
目標：新しいことを学び、キャリアアップできる事務職を探している勤勉な人間です。
良い例
デジタルツールを活用してオフィス業務を効率化した6年以上の経験を持つ、シニア事務職。AI駆動の自動化により、手作業でのデータ入力を40%削減。Microsoft Office Suite、Asana、CRMシステムに精通。
避ける例
職務経歴：これまでに様々な会社で2年以上事務職として働いてきました。
良い例
デジタルツールとAI駆動のソリューションを通じてオフィス業務を最適化した5年以上の経験を持つ、献身的な事務職。部門間のコミュニケーション強化とプロセス最適化に特化し、ワークフローを合理化。
短いヒント
- 可能な限り実績を定量化する（例：「収益を20%増加」）
- 読みやすさのため5行未満に抑える
- 文の冒頭には力強い動詞を使用する
- 求人情報に合わせて要約を調整する
03
スキル
スキル
技術スキル
- 言語: [リスト]
- フレームワーク: [リスト]
- ツール: [リスト]
ポータブルスキル（ソフトスキル）
- [スキル1]、[スキル2]、[スキル3]
押さえておきたいポイント
スキルを論理的にグループ化します（例：言語、フレームワーク、ツール）。応募職種に関連するテクニカルスキルに重点を置きます。習熟度または関連性の高い順にスキルをリストします。ソフトスキルは、単なるリストではなく、職務経歴セクションの箇条書きで示す方が効果的です。
避けたい書き方
面接で自信を持って使用できないスキルは記載しないでください。スキルの評価にプログレスバーやパーセンテージを使用しないでください（例：「Java: 80%」）。これらは主観的であり、誤解されやすいためです。特に要求されない限り、古い技術を含めないでください。
具体例
スキルのDoとDon'tを示す実践的な例
避ける例
最近の経験や資格がないにもかかわらず、Microsoft Access（2016バージョン）の習熟度に言及した。
良い例
Word、Excel、PowerPointを含む、最新バージョンのMicrosoft Office Suiteの専門知識を強調した。
短いヒント
- 職務内容に直接合致する技術スキルをリストアップします。例えば、Google WorkspaceやAsanaを頻繁に使用する場合は、これらのツールを明示的に含めてください。
- 「コミュニケーション能力」や「問題解決能力」などの見出しの下にソフトスキルをグループ化し、それらが専門的な経験を裏付けるようにしてください。
- 可能な場合は、技術スキルに関連する成果を定量化します。例えば、データ管理の習熟度に言及するだけでなく、特定タスクの処理時間をどのように短縮したかを詳述します。
- 専門知識を検証する資格（例：Google Workspaceのデジタル文書管理認定）を含め、信頼性を高めてください。
04
職務経歴
職務経歴
職種名 | 会社名 | 勤務地 年月 – 年月
- 動詞 + 担当業務 + 結果
- [部署やチーム]のために日程、書類、請求、備品などを調整
- 改善した業務と具体的な効果を記載
押さえておきたいポイント
職務経歴の核となる部分です。逆年代順（最新のものから順）に記載してください。各項目は強力な行動動詞で始めてください。単なる職務内容ではなく、達成したことやその影響に焦点を当ててください。影響を定量化するために、金額、割合、節約された時間、影響を受けたユーザー数などを数字で示してください。昇進や責任の増加を示すようにしてください。
避けたい書き方
「～を担当していた」「～を任されていた」のような受動的な表現は避けてください。日々のタスクをすべてリストアップせず、重要な貢献と測定可能な成果に焦点を当ててください。あなたの分野外の採用担当者が理解できない専門用語は避けてください。
具体例
避ける例
スケジュール調整業務、カレンダーシステムへの予定作成を含む。
良い例
Googleカレンダーを用いて会議スケジュールを調整し、全部門長のスムーズな予約を確実にした。
避ける例
必要に応じて書類を処理・ファイリングした。
良い例
SharePoint上にクラウドベースのリポジトリを導入し、書類ファイリングを効率化。検索時間を60%短縮した。
短いヒント
- 「導入した」「調整した」「効率化した」などの強力な行動動詞を使用し、あなたの主体性を示してください。
- 可能な限り、数値や割合を用いて実績を定量化し、あなたの影響の規模を示してください。
- プロセス改善、コスト削減、効率向上にどのように貢献したかを説明することに焦点を当ててください。
- 部門横断的なチームとの連携や、リーダーシップスキルを必要としたプロジェクトがあれば強調してください。
05
学歴
学歴
学位名 | 大学名 | 所在地 YYYY年MM月 – YYYY年MM月
- 関連科目: [科目1], [科目2]
- 表彰・受賞歴: [受賞名]
- GPA: X.X (3.5以上の場合)
押さえておきたいポイント
最終学歴から順に記載します。職務経験が豊富な場合は、学歴欄は簡潔にまとめます。GPAは3.5以上の場合、または新卒の場合のみ記載します。関連する科目、学業プロジェクト、表彰、リーダーシップ経験などを強調します。
避けたい書き方
大学の学位がある場合、高校の詳細は記載しません。履修した全ての科目をリストアップせず、最も関連性の高いものだけを選びます。年齢差別が懸念される分野では、数十年前に卒業した日付の記載を避けることも検討します。
具体例
避ける例
文学士 | オースティン大学 | テキサス州オースティン 2015年9月 – 2019年5月
- 科目: 英文学、心理学、環境科学、微分積分学I-III、物理学I-II
- GPA: 3.8
良い例
経営学士 | テキサス大学オースティン校 | テキサス州オースティン 2015年9月 – 2019年5月
- 関連科目: 組織行動論、情報システム、マネジメントコミュニケーション
- 表彰・受賞歴: 学長賞 (2016年秋学期、2017年春学期)
- GPA: 3.6
短いヒント
- 最終学歴から順に、大学名と所在地を記載します。
- 一般事務職に必要なスキルに関連する科目を記載します。
- 専攻分野に関連する顕著な業績である場合、表彰や受賞歴に言及します。
- GPAは3.5以上の場合、または新卒の場合のみ記載します。
06
プロジェクト
プロジェクト
プロジェクト名 | 使用ツール
- 解決した事務上の課題を簡潔に説明
- 情報整理、連絡、進行管理をどう改善したかを書く
- チームにとっての実務的な効果があれば添える
押さえておきたいポイント
プロジェクトは、実務経験が不足している場合やキャリアチェンジを目指す場合に、実践的なスキルをアピールするのに最適です。可能であれば、ポートフォリオやデモへのリンクを含めましょう。問題解決能力や、応募職種に関連するツール活用能力を示すプロジェクトに焦点を当ててください。
避けたい書き方
大幅に拡張していない限り、単純なチュートリアルは含めないでください。時代遅れ、未完成、または応募職種に関連性のないプロジェクトは避けてください。技術を羅列するだけでなく、何を作成し、それがなぜ重要なのかを説明してください。
具体例
プロジェクトにおける「やってはいけないこと」と「やるべきこと」を示す実践的な例
避ける例
WordPressで基本的なブログを作成したが、カスタム機能やデザインは一切追加しなかった。課題の記載はなく、デモへのリンクもなかった。
良い例
チームの連携を円滑にするため、Asana APIを統合したパーソナライズされたタスク管理アプリを開発。効率向上のため、自動リマインダーやステータス更新機能などを実装。複数のAPIを統合しつつ、ユーザーフレンドリーなインターフェースを維持するという課題に対応した。
短いヒント
- 各プロジェクトが、事務職務に関連する現実世界の問題を解決する能力を示していることを確認してください。
- 開発プロセスで直面した具体的な課題と、それをどのように克服したかを強調し、問題解決能力をアピールしてください。
- 可能な限り、ライブデモやリポジトリへのリンクを含め、あなたの仕事の具体的な証拠を提供してください。
- 使用したツールや技術が、事務的な問題をより効率的に解決するためにどのように貢献したかを説明してください。
よくある質問
この役割に関する一般的な質問と、履歴書でそれをどのように最適に提示するか。
スケジュール管理、書類整理、メールや文書でのやり取り、請求処理、Microsoft 365 などのオフィスツールの活用力を示すと効果的です。
事務経験、使えるツール、正確さや段取り力が伝わる具体例を中心に書きましょう。関連講座や資格も補強材料になります。
日程調整、書類管理、請求対応、社内連携など、基本的なオフィス業務を安定して回せる経験が重視されます。
単純作業だけでなく、調整範囲の拡大、管理する書類や担当部門の増加、進捗管理や取引先対応まで任されるようになった流れを示しましょう。
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